Henkilötietojen käsittely Helsingin NNKY:ssä

Helsingin NNKY:n toimintaan osallistuminen ja jäsenyys edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. Tietosuoja-asetuksen (GDPR, General Data Protection Regulation) tarkoituksena on parantaa henkilötietojen turvallista käsittelyä siten, ettei yksityisyyden suojaa vaaranneta. Yhteisillä tietojärjestelmillä kuten NNKY:n jäsenrekisterillä sekä huolellisella henkilötietojen käsittelyllä varmistamme sen, että NNKY:ssä henkilötietoja käytetään vastuullisesti.

Tietosuoja ja tietoturvallisuus Helsingin NNKY:ssa

Helsingin NNKY käyttää henkilötietoja yhdistyksen toimintaan liittyvään tiedotukseen, laskutukseen, tilastointiin ja raportointiin. Käsittelemme tietoja luottamuksellisesti ja poistamme ne asianomaisen pyynnöstä. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

NNKY:n jäsenrekisteripalvelun tarjoaja on Tietotoimisto.fi -palvelu. Siinä käytettävät yhteydet on suojattu 256-bittisellä SSL-suojauksella, jota myös monet pankit käyttävät. SSL-turvakäytäntö suojaa tietoliikenteen siten, ettei ulkopuolinen tarkkailija pysty yhteyttä seuraamalla näkemään tai muuttamaan luottamuksellisia tietojasi. Kaikkien käyttäjien salasanat ovat salatussa muodossa. Palvelun tiedoista otetaan varmuuskopiot vähintään kerran vuorokaudessa, käytännössä useammin.

Henkilörekisteri Helsingin NNKY:ssä

Jäsenrekisteri

  • Yhdistyslain §11.1 mukaan jäsenluetteloon on merkittävä kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Vaatimus nimen täydellisyydestä koskee kaikkia jäsentyyppejä, yksityisiä henkilöitä, yhteisöjä ja säätiöitä. Jäsenluettelossa voi olla myös tietoja jäsenyyden syntymisen ja päättymisen ajasta, jäsenmaksuvelvoitteen hoitamisesta, jäsenten ammatista ja työpaikasta sekä sähköpostiosoitteesta.
  • Jäsenluetteloon on merkitty jäsenen nimi, mahdollisesti syntymäaika tai -vuosi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja jäseneksi liittymisajankohta.

Helsingin NNKY:n ja Suomen NNKY-liiton välille on tehty kirjallinen sopimus jäsenrekisterin käyttämisestä. Sopimukseen on kirjattu yhdistyksen nimeämä jäsenrekisterin käyttäjä. Käyttäjien salasanat ovat suojatussa muodossa.

Luettelo Helsingin NNKY:n sähköisistä / manuaalisista ilmoittautumislistoista:

  • Leirit
  • Kerhot
  • Tyttöjen olohuone -toiminnan osallistujat
  • Kamalat äidit -vertaisohjaajat ja -ryhmien jäsenet
  • Voimasiskot -vertaisohjaajat ja -ryhmien jäsenet
  • Vapaaehtoiset
  • Hallituksen jäsenet
  • Muut yhdistyksen järjestämät tapahtumat, koulutukset ja kurssit

Luettelo muista rekistereistä

  • kerho- ja leirilaskutuksen asiakasrekisteri
  • palkansaajarekisteri

 

Henkilötietojen säilytys:

Helsingin NNKY säilyttää henkilötietoja seuraavasti

Jäsenrekisteri:

  • tietoja säilytetään ainoastaan tilastointia ja raportointia varten korkeintaan kaksi vuotta siitä, kun jäsen on ilmoittanut eroavansa jäsenyydestä

Sähköiset ilmoittautumislistat:

  • ilmoittautumislistan tiedot säilytetään tilastointia ja raportointia varten seuraavan vuoden loppuun saakka

Tilikauden kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään 10 vuotta (KPL 2:10.2 §). Kirjanpitoaineisto säilytetään yhdistyksen lukollisissa kaapeissa.

 

Henkilötietojen käsittelijät:

Jäsenrekisterin tarjoaja

  • www.tietotoimisto.fi/jäsenrekisteri
  • katso Tietotoimiston kotisivuilta: Turvallisuus, Vartioitu palvelintila ja Turvattu Data

Jäsenrekisterin käyttäjät ja katseluoikeudet

  • pääkäyttäjänä on Helsingin NNKY
  • jäsenrekisteriä päivittää yhdistyksen toiminnanjohtaja henkilökohtaisilla salasanoilla

Harrastushaku.fi

  • Helsingin kaupungin ylläpitämä sähköinen ilmoittautumislomake

Fivaldi taloushallintojärjestelmä

  • asiakasrekisteri kerho- ja leirilaskutusta varten

Leerma tilitoimisto

  • asiakasrekisteri laskutusta varten ja henkilörekisteri palkanmaksua varten

Kerhotoiminta:  toiminnanjohtaja ja kerhonohjaaja oman kerhonsa osalta

Leiritoiminta: toiminnanjohtaja, leiritoiminnan koordinaattori ja vapaaehtoistoiminnan koordinaattori

Tyttöjen olohuone -toiminta: Tyttötyön johtaja, tyttötyön koordinaattori ja vapaaehtoistoiminnan koordinaattori

Vapaaehtoistoiminta: toiminnanjohtaja, vapaaehtoistoiminnan ja leiritoiminnan koordinaattorit

Kamalat äidit -toiminta: toiminnanjohtaja ja kunkin vertaisryhmän ohjaaja
Voimasiskot -toiminta: toiminnanjohtaja ja kunkin vertaisryhmän ohjaaja

Tapahtumat, kurssit ja koulutukset: kulloinkin toiminnasta vastuussa oleva yhdistyksen työntekijä

Tilitoimiston henkilökunta laskutukseen ja palkanmaksuun liittyvissä asioissa